Zelforganiserende teams, zelfsturende teams, zelfsturing, resultaat verantwoordelijke eenheden, of zelfstandige teams. Allemaal termen die we tegenkomen wanneer we het hebben over de regie en verantwoordelijkheid meer bij de medewerkers neerleggen. Een cultuur waarin informatie wordt gedeeld, mensen worden gestimuleerd om samen te werken aan een (team) resultaat en waarbij teams meer regelmogelijkheden hebben. Met als doel om de kwaliteit van zorg te verbeteren, cliëntgerichter te kunnen werken, de medewerkerstevredenheid en betrokkenheid te verhogen en een financieel gezonde bedrijfsvoering.
Door de ontwikkelingen in de zorg, meer samenwerking met verschillende partners en positionering in de wijk en de roep om meer cliëntgerichtheid waarbij de zorg flexibel en dichtbij de cliënt wordt georganiseerd, groeit het besef dat dit alleen lukt door de zorg anders te organiseren. Kenmerken van de nieuwe manier van organiseren zijn: opsplitsing van grote naar kleine (wijkgerichte) teams, planning van de zorg en begeleiding dicht om de cliënt heen en bredere taken en meer verantwoordelijkheden bij de teammedewerkers. En niet te vergeten minder overhead en eenvoudiger processen. Het beoogde resultaat is meer kwaliteit van zorg voor cliënten, meer betrokken en tevreden medewerkers en een financieel gezonde bedrijfsvoering.
Zelforganisatie en kwaliteitsborging
Zelforganisatie staat niet gelijk aan totaal geen regels, protocollen of structuur. Het vereist een basisstructuur waarin kaders en uitgangspunten uiteengezet zijn. Goede communicatie en ondersteuning is essentieel, feedback kunnen geven aan elkaar en gelijkwaardigheid en autonomie. Het kunnen borgen van de kwaliteit van zorg bij zelforganiserende teams is noodzakelijk. Een kwaliteitssysteem dat aansluit bij de kenmerken van zelforganisatie ondersteunt daarbij. Een die wordt ingevuld door de teams, waarin de rollen en taken die door een team moeten worden uitgevoerd worden beschreven, waarin aandacht is voor communicatie en feedback en die past bij de organisatie.
Kwaliteitsborging bij een thuiszorgorganisatie
Bij een thuiszorgorganisatie hebben wij de zelforganiserende teams en het management ondersteund met het opstellen van een kwaliteitssysteem. We hebben eerst het management ondersteund bij het uitwerken van de kaders en uitgangspunten waarbinnen de teams zelf organiserend kunnen zijn. Vanuit deze kaders en uitgangspunten is met de werkgroep met vertegenwoordigers uit de diverse teams de zorgverleningsvisie en teamvisie beschreven. Vanuit deze visie is gewerkt aan het ‘hoe’. Hoe ga je als team, als individueel teamlid en als zorgverlener de visie vorm geven. Hiertoe zijn rolbeschrijvingen opgesteld waarin beschreven is wat de rol inhoudt, wat je bijdrage is, welke activiteiten erbij horen en wat de verantwoordelijkheden zijn in relatie tot de cliënt, tot de collega’s tot de teamspelers, en tot de organisatie en welke spelregels daarbij horen. Daarnaast is er gesproken en afspraken gemaakt over reflectie binnen het team en binnen de organisatie, over de benodigde stuurinformatie en hoe deze gebruikt worden om te verbeteren.
Het resultaat is duidelijkheid over de verwachtingen tussen de teamleden onderling, tussen de teams en met de organisatie. De visie is gedeeld en de randvoorwaarden zijn gedefinieerd. Dit kwaliteitssysteem biedt houvast in de zelforganiserende teams om daarbinnen zelf de zorgverlening van hoge kwaliteit en cliëntgericht aan te kunnen bieden.
Meer weten? Neem contact op met Birgite Runia via Birgite@fluent.nl of 06 5572 0071.