Publicaties › Nieuwsbrief #1

lef

Lef is het onderkennen van zaken die niet lekker lopen, lef is het samen met de betrokkenen dit oppakken, lef is productie stil leggen om de boel op orde te krijgen, lef is open staan voor feedback en daar wat mee doen, lef is je processen compleet veranderen.Deze vormen van lef ben ik tegengekomen bij een zorgorganisatie dat vastliep in de primaire processen ten opzichte van de financiering die daarbij hoort.

Inhoud vs logistiek
Om een optimalisatie slag te maken en te zorgen dat de zorginhoud aansluit bij de zorglogistiek (wie doet wat, wanneer, en waar) en de bedrijfsvoering is een omvangrijk traject ingezet. Daarbij zijn drie hoofdonderwerpen aangepakt: De procesbeschrijvingen, de planning en prestatie-indicatoren bepalen.

fluent is betrokken geweest bij het deelproject met betrekking tot de planning. Om de aansluiting weer te vinden tussen de klanten, de zorg, de behandelaren en de planners, hebben we het huidige planningssysteem onder de loep genomen en bekeken waar verbetermogelijkheden zaten.

Welke planning en sturing het beste werkt, is afhankelijk van kenmerken van de processen. Er dient een fit te zijn tussen processen en de planning:

  • Planbaar, voorspelbaar en weinig complex: integraal plannen
  • Planbaar, maar minder voorspelbaar en meer complex, planning per fase
  • Planbaar, slecht voorspelbaar en complex, meer op hoofdlijnen
  • Spoed: overcapaciteit

Strategie, tactiek en operatie
Daarnaast is er een verschil tussen de strategische planning, tactische planning, en operationele planning, zoals in onderstaand schema duidelijk wordt. Elke organisatie heeft te maken met deze lagen van plannen en de planning zo goed mogelijk laten aansluiten bij de kenmerken van de processen.

zorglogistiek

De zorginstelling had in eerste instantie vooral op het operationele planningsniveau een vraagstuk. Daarom hebben we dit project hebben aangevlogen vanuit werkconferenties met alle planners, de betrokken teammanagers en vertegenwoordiging van behandelaren. Vanuit twee werkconferenties hebben we de huidige processen en planning geanalyseerd. Vervolgens is gewenste planning dat bij de processen van deze organisatie past besproken. Door de huidige en gewenste planning met elkaar te vergelijken zijn verbeterpunten naar boven gekomen. De verschillende verbeterpunten betroffen onder andere:

  • Primaire proces aanpassingen in met name het aantal (patiënt)besprekingen
  • Informatie van en naar de planners meer standaardiseren
  • Meer gebruik maken van een blokkenplanning waarin de professional zelf een bepaalde vrijheid kent

Samen verbeteren
Uiteindelijk heeft de planning samen met het management de verbeterpunten doorgevoerd waardoor er minder fouten zijn, minder correctiewerk plaats vindt en er efficiënter gepland wordt.

Prachtig om te zien hoe een groep planners dingen van elkaar leren, willen veranderen en actief aan de slag zijn gegaan. Dat is wat mij betreft lef!

Meer weten?
Neem contact op met Birgite Runia via Birgite@fluent.nl of 06 5572 0071.