Advies >

Procesoptimalisatie, meer dan de som der delen !

‘Loopt een proces niet goed’, ontstaan er fouten in de keten met gevolgen voor de patiëntenzorg, of komt uit b.v. klachten naar voren dat patiënten te lang moeten wachten?

Visie
Onder procesdenken wordt verstaan dat alle stappen in een proces zo goed mogelijk verlopen en dat elke stap zoveel mogelijk waarde aan dat proces toevoegt. Onder Procesoptimalisatie wordt verstaan dat alle stappen of schakels in een proces zo veel mogelijk geoptimaliseerd worden.
In de gezondheidszorg betekent dit dat, in de gang die de patiënt door het zorgproces doorloopt, elke stap zoveel mogelijk waarde toevoegt voor de patiënt en geen onnodige stappen opleveren. Hiermee wordt bijvoorbeeld bedoeld een proces waar de patiënt in zo weinig mogelijk afspraken en doorlooptijd een diagnose gesteld krijgt door een specialist; een zorgproces met zo min mogelijk overdrachtsmomenten en met minder fouten of bv. een proces waarin geld bespaard wordt en wat in kortere tijd uitgevoerd kan worden.
Onder procesoptimalisatie gaat het naast het reduceren van niet waarde-toevoegende activiteiten ook om de wijze waarop mensen/beroepsgroepen met elkaar samenwerken. Dit beperkt zich niet tot een deel van het zorgproces maar is het patiënten traject leidend, wat betekent dat het over afdelingen en sectoren heen kan gaan.
Wij vinden dat de inbreng van de mensen die met de patiënt werken groot moet zijn, het bedenken van verbeteringen moet vanuit de professionals komen, zij weten immers waar tegenaan gelopen wordt. Dit betekent dat er in onze trajecten altijd een grote input is van alle betrokken professionals. De patiënt is ook datgene wat alle zorgprofessionals bindt.
De betrokkenheid van de professionals bij de implementatie van de bedachte verbeteringen is ook zeer belangrijk. Immers hiermee wordt de optimalisatie gerealiseerd. Daarna is er speciale aandacht voor de borging van de veranderingen.
Tegelijkertijd is er ook het belang van de zorgverlener en de organisatie die niet uit het oog verloren moeten worden. Optimalisatie is ook het afwegen van deze belangen.

 

Afbeelding1

Aanpak
Bij Procesoptimalisatie kunnen verschillende aanpakken en methodes worden ingezet, afhankelijk van het vraagstuk. Kenmerkend voor onze aanpak is dat we altijd de inhoud van de zorg verbinden aan de organisatie van de zorg. Daarbij bekijken we de processen altijd integraal en samen met de medewerkers in het proces. Zij zijn degenen die de kennis van de werkvloer inbrengen en ook weten waar de moeilijkheden in het proces zitten.
Op basis van de situatie in en de wensen van de organisatie worden aanpak en methode aangepast en vastgesteld.
Hierbij kunnen in ieder geval alle LEAN methodieken ingezet worden waarbij bijvoorbeeld. Process Mapping en de 5S methodiek vaak gebruikt worden. daarnaast kan gebruik gemaakt worden van andere LEAN methodieken. Hiermee kan ook de ‘Patient Journey’ beschreven worden ofwel de gang van de patiënt door het primaire proces. Hierna vindt een gezamenlijke analyse plaats van de verbetermogelijkheden.
Wordt de optimalisering van het proces belemmert doordat er samenwerkings- of afstemmingsproblemen zijn dan zal mede daarop ingezet worden. Gaat het over verbeteren van samenwerkingsafspraken, of juist verschillende achterliggende belangen? Hierbij kan gebruik gemaakt worden van methodieken van organisatiecoaching.
De nadruk bij procesoptimalisatie ligt in ieder geval altijd op welke waarde per processtap toegevoegd wordt en hoe verspilling in dat proces gereduceerd kan worden.
Borging is een belangrijk onderdeel van onze aanpak. We maken hierbij gebruik van en hebben veel expertise van continu verbeter(en) en verbetermethodieken. Een van onze adviseurs heeft zeer uitgebreide ervaring met de methodiek van Productive Ward, een verbetermethodiek voor verpleegafdelingen. Hierin is ook een belangrijke rol weggelegd voor borging.

Voor een korte diagnose van het verbeterpotentieel kunnen wij overigens een LEAN scan doen in uw organisatie.

plaatje procesoptimalisatie site

Resultaat
Het resultaat zal zijn dat processen beter zullen verlopen. Processen met bv minder overdrachtsmomenten waardoor minder fouten ontstaan. Processen die sneller verlopen doordat ze minder wachttijden hebben. Processen waarin geld bespaard wordt of processen waarin de samenwerking tussen verschillende partijen vele malen efficiënter verlopen. Een voorbeeld is onze case over de Praktijklijn van het Gezondheidscentrum Asielzoekers.

Wij zijn uitgerust om dit proces in uw organisatie te begeleiden en ook de veranderingen te implementeren en te borgen, o.a. door gebruik te maken van continu verbetermethodieken.
Procesoptimalisatie is overigens een continue activiteit, want elke keer dat er een wijziging in de situatie (bv andere spelers/medewerkers in het proces, of andere wet- en regelgeving of …) optreedt kan dit weer procesoptimalisatie behoeven.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Joan Verweij (06-16111346) of Irma Baars (06-44374704)

Terug naar